SDM & Penggajian

Cara kerjanya secara garis besar

Gaji tidak dihitung dari kertas. Semuanya bertumpu pada satu rantai:

Artinya: kalau absensinya berantakan, gajinya ikut berantakan. Bagian yang paling menentukan justru bagian paling awal — memastikan karyawan bisa dan mau absen setiap hari.

Yang disiapkan sekali di awal

1. Departemen dan jabatan

   SDM → Dept & Jabatan. Departemen boleh diberi Cost Center supaya biayanya bisa dipisah nanti. Jabatan punya Level, yang dipakai untuk mengurutkan dan menyaring.

2. Data karyawan

   SDM → Karyawan HR. Yang harus benar sejak awal, karena langsung dipakai menghitung gaji:

   • Gaji pokok — dasar hampir semua hitungan: lembur, potongan, BPJS
   • Status PTKP — TK/0 sampai K/3, penentu PPh21
   • Outlet penempatan — penentu di mana ia boleh absen
   • Tanggal masuk dan tipe karyawan

3. Template gaji

   SDM → Template Gaji, lalu dipasang ke karyawan. Isinya komponen di luar gaji pokok:

   • Bulanan — tunjangan tetap, nilainya sama tiap bulan
   • Harian — uang makan atau transport, dikalikan jumlah hari. Bisa diatur apakah tetap dibayar saat karyawan cuti
   • Sekali bayar — THR, bonus, insentif yang tidak berulang
   • Potongan — cicilan, koperasi, denda

   Tiap komponen ditandai kena pajak atau tidak. Salah menandai di sini berarti PPh21-nya salah untuk semua karyawan yang memakai template itu.

4. BPJS dan aturan hitungan

   SDM → BPJS & Statutory. Satu halaman ini menyetel cara seluruh gaji dihitung:

   • BPJS aktif atau tidak, beserta persentase dan plafonnya — Kesehatan, JHT, JP, JKK, JKM, masing-masing bagian karyawan dan perusahaan
   • Metode PPh21 — TER bulanan atau progresif
   • Pembulatan pajak, biasanya ke rupiah terdekat
   • Hari kerja per bulan dan jam kerja per hari — penyebut semua hitungan harian dan per menit
   • Pengali lembur
   Soal metode pajak

   Kalau dipilih TER, tarifnya dilihat dari tabel bulanan sesuai status PTKP. Bulan Desember selalu dihitung progresif apa pun pilihannya — ini penyetaraan akhir tahun, jadi wajar kalau gaji Desember terlihat berbeda.

5. Konfigurasi absensi

   Absensi → Konfigurasi Absensi. Isi titik koordinat lokasi kerja dan radius yang diizinkan, lalu tentukan apakah lokasinya wajib.

   Kalau mode wajib dinyalakan, karyawan di luar radius ditolak dan diberi tahu berapa meter jaraknya. Kalau koordinatnya belum diisi, pemeriksaan lokasinya dilewati — jadi mode wajib yang tanpa koordinat sama saja dengan tidak wajib.

6. Shift, jadwal, dan hari libur

   Template Shift menentukan jam masuk dan pulang. Grup Jadwal mengelompokkan karyawan dengan pola yang sama, dan Roster Mingguan menempelkannya ke tanggal.

   Ini bukan hiasan: jam masuk pada shift itulah pembanding yang dipakai untuk menentukan seseorang terlambat atau tidak. Tanpa jadwal, tidak ada yang tercatat terlambat. Isi juga Hari Libur supaya tanggal merah tidak terhitung mangkir.

Absensi

Ada tiga cara masuk, semuanya berakhir di catatan yang sama.

Status yang muncul

• Hadir — masuk tepat waktu
• Terlambat — masuk setelah jam shift
• Pulang cepat — keluar sebelum jam pulang
• Lembur — keluar setelah jam pulang
• Tidak hadir — tidak ada catatan masuk di hari kerja

Aturan yang berlaku

• Satu karyawan hanya bisa absen masuk sekali sehari.
• Karyawan hanya bisa absen di outlet penempatannya. Kalau mencoba di outlet lain, ditolak dan disebutkan outlet mana yang seharusnya.
• Kalau lokasi diwajibkan, di luar radius berarti ditolak, lengkap dengan jaraknya.
• Karyawan yang lupa absen pulang muncul di Check-out Tertunda. Rapikan sebelum periode gaji ditutup — tanpa jam pulang, lemburnya tidak terhitung.

Kalender Absensi untuk melihat satu karyawan sebulan penuh, Laporan Absensi untuk rekap semua orang.

Aplikasi karyawan

Aplikasi terpisah bernama hifloo Employee, bukan aplikasi kasir. Karyawan masuk dengan akunnya sendiri dan hanya melihat datanya sendiri: absen, cuti, slip gaji, reimburs, jadwal, dan pengumuman.

Pengamanan saat absen

• Jarak ke lokasi kerja dihitung sebelum tombolnya bisa digeser. Di luar radius, tombolnya mati dan jaraknya ditampilkan.
• GPS palsu dideteksi dari beberapa penanda umum aplikasi pemalsu lokasi. Kalau terdeteksi, absennya dihentikan.
• Mode pengembang di Android ikut diperiksa, karena itu pintu termudah memasang pemalsu lokasi.

Cuti

SDM → Cuti. Jenis cutinya diatur sendiri, masing-masing dengan Jatah/Tahun, Carry Over (sisa yang boleh dibawa ke tahun berikutnya), dan tanda Cuti berbayar atau tidak.

Cara saldonya bergerak

Sisa cuti dihitung begini:

jatah + carry over + penyesuaian − terpakai − sedang diajukan

• Saat karyawan mengajukan, jatahnya ditahan dulu sebagai "sedang diajukan" — supaya tidak bisa mengajukan lebih dari sisanya.
• Disetujui → pindah jadi terpakai.
• Ditolak atau dibatalkan → dikembalikan.

Pengajuan yang sudah disetujui tidak bisa dibatalkan karyawan. Kalau rencananya berubah, HR yang menyesuaikan.

Cuti berbayar tidak memotong gaji dan tetap dihitung sebagai hari kerja. Cuti tidak berbayar memotong gaji sebesar upah harian per harinya.

Lembur

SDM → Lembur berisi pengajuan yang menunggu keputusan. Setujui atau tolak — penolakan wajib diberi alasan, dan alasannya terlihat oleh karyawan.

Upah lemburnya dihitung dari menit lembur yang tercatat:

(gaji pokok ÷ (hari kerja × jam kerja × 60)) × menit lembur × pengali

Karena penyebutnya dari BPJS & Statutory, mengubah hari kerja per bulan di sana ikut mengubah nilai lembur semua orang.

Reimburs

Karyawan mengajukan klaim beserta buktinya dari aplikasi. Di SDM → Reimburs statusnya berjalan:

• Klaim hanya bisa diubah atau dihapus karyawan selama masih Menunggu.
• Menolak klaim wajib disertai alasan.
• Klaim yang sudah disetujui disertakan ke penggajian, lalu otomatis berubah jadi Dibayar. Satu klaim tidak bisa ikut dua kali.
• Reimburs tidak kena pajak — masuk gaji bruto sebagai penggantian, bukan penghasilan.

Penggajian

SDM → Penggajian. Susunannya dua lapis: periode (bulan gajinya) berisi satu atau beberapa run (proses hitungnya).

1. Buat periode dan run

   Pilih bulannya, lalu buat run untuk karyawan yang akan digaji.

2. Hitung

   Sistem menarik absensi, cuti yang disetujui, lembur, dan reimburs yang disetujui untuk periode itu, lalu menghitung tiap orang. Hasilnya bisa diperiksa baris per baris.

   Selama masih Draft, run boleh dihitung ulang berkali-kali, dan bonus per karyawan boleh disesuaikan manual.

   Hitung ulang di akhir

   Angkanya adalah potret saat dihitung. Absensi yang dirapikan setelah itu — check-out tertunda, cuti yang baru disetujui — tidak masuk sendiri. Rapikan dulu semuanya, hitung ulang, baru dikunci.

3. Kunci

   Angkanya dibekukan. Setelah dikunci tidak bisa dihitung ulang dan barisnya tidak bisa diubah. Ini batas antara "sedang dikerjakan" dan "siap diperiksa".

4. Setujui

   Persetujuan inilah yang membuat gajinya resmi, dan yang mengirim biayanya ke pembukuan: biaya gaji dan BPJS perusahaan bertambah, kas berkurang sebesar gaji bersih, PPh21 dan BPJS yang belum disetor tercatat sebagai kewajiban.

5. Bayar

   Setelah transfernya benar-benar dilakukan, tandai Dibayar. Ekspor daftar transfer ke berkas CSV untuk diunggah ke bank.

Run boleh dibatalkan selama belum disetujui. Setelah disetujui, jalannya hanya maju ke Dibayar — koreksinya lewat jurnal di modul keuangan, bukan dengan memundurkan statusnya.

Isi slip gaji

Slipnya bisa diunduh sebagai PDF, dan karyawan melihatnya sendiri di aplikasi tanpa perlu dikirimi.

Laporan

SDM → Laporan Payroll merangkum bruto, neto, dan biaya perusahaan per bulan, plus laporan pajak per karyawan dengan NPWP dan status PTKP-nya. Keduanya bisa diunduh sebagai CSV.

Pengumuman

SDM → Pengumuman untuk kabar yang perlu dibaca semua orang. Bisa diberi tingkat kepentingan — Rendah sampai Urgent — dan dipasang di atas dengan Pin di atas. Muncul di aplikasi karyawan.

Kalau ada yang aneh

Karyawan tidak bisa absen

Periksa berurutan: outlet penempatannya sudah benar, koordinat dan radius outlet sudah diisi, dan ia belum absen masuk hari itu. Pesan kesalahan di aplikasi menyebutkan penyebabnya — jarak dalam meter, atau nama outlet yang seharusnya.

Tidak ada yang tercatat terlambat, padahal jelas terlambat

Jadwalnya belum dipasang. Tanpa jam shift, tidak ada pembanding, dan semua orang tercatat hadir biasa.

Gaji seseorang terlihat kurang

Hampir selalu absensi. Lihat rekapnya untuk periode itu: hari mangkir, cuti tak berbayar, dan check-out yang tidak pernah ditutup. Perbaiki absensinya, lalu hitung ulang selagi run masih Draft.

Lembur tidak terbayar

Lembur dihitung dari selisih jam pulang terhadap jam shift. Kalau karyawan lupa absen pulang, tidak ada selisih yang bisa dihitung. Pengajuan lembur yang disetujui juga tidak menggantikan absen pulang.

Penggajian sudah disetujui tapi tidak muncul di laporan keuangan

Bagan akunnya belum dibuat. Persetujuan gaji sengaja tidak dibatalkan gara-gara pembukuan gagal, jadi kejadiannya lewat tanpa peringatan. Lihat Panduan Keuangan untuk memperbaikinya.

Bacaan lanjutan

• Panduan Keuangan — ke mana biaya gaji, PPh21, dan BPJS mengalir setelah disetujui
• Deck Gambaran Platform — posisi modul SDM di antara modul lain