Gudang & Dapur

Peta singkat

Tiga jenis lokasi dengan peran yang berbeda:

Barang hanya bergerak maju. Gudang boleh mengirim ke dapur maupun langsung ke cabang. Dapur mengirim ke cabang. Cabang tidak pernah mengirim ke mana pun. Kalau ada barang yang harus kembali, gunakan Retur Stok, supaya sebabnya (rusak, salah kirim, kelebihan) ikut tercatat. Kalau Anda mencoba arah yang salah, sistem menolak dan menyebutkan alasannya.

Menu yang dipakai

Bagian Gudang

Bagian Dapur

Bagian Pengadaan berisi Supplier dan Pesanan Pembelian.

Menyiapkan sekali di awal

1. Buat lokasinya

Gudang dibuat di Gudang → Stok, tombol + Buat Gudang. Dapur dibuat di Dapur → Stok Dapur, tombol + Buat Dapur.

Keduanya halaman yang sama, tapi jenis lokasi ditentukan oleh menu yang Anda pakai. Jadi pastikan masuk lewat menu yang benar. Dapur yang dibuat dari menu Gudang akan tercatat sebagai gudang.

2. Daftarkan bahan bakunya

Gudang → Bahan Baku → Bahan Baku Baru.

Bagian yang paling sering salah, dan paling penting:

Dengan tiga isian itu, Anda membeli 10 KG dan sistem mencatat 10.000 gram. Resep boleh menulis “250 gram tepung” tanpa Anda menghitung ulang apa pun.

3. Tentukan jenis barangnya

4. Untuk barang jual, tentukan kapan bahannya berkurang

Ada dua pilihan, dan memilih yang salah membuat stok terpotong dua kali:

Alur harian

1. Beli bahan ke supplier

   Pengadaan → Pesanan Pembelian baru. Pilih supplier, pilih Gudang sebagai tujuan, isi barang beserta jumlah dan harganya dalam satuan beli (misalnya 10 KG × Rp2.500).

   Pesanan tersimpan sebagai Draft, siap dicetak dan dikirim ke supplier. Stok belum bergerak sama sekali.

2. Barang datang

   Gudang → Penerimaan Barang. Semua yang menunggu dikonfirmasi ada di sini, baik dari supplier maupun kiriman dari lokasi lain. Buka pesanannya, catat berapa yang diterima dan berapa yang ditolak.

   Begitu dikonfirmasi:

   • stok gudang bertambah, sudah dikonversi ke satuan simpan
   • harga modal ikut diperbarui otomatis dari harga di pesanan ini
   • catatan persediaan terbentuk

   Terakhir Kirim ke Keuangan untuk memunculkan hutang usaha.

   Perlu diingat

   Harga modal selalu mengikuti pembelian terakhir. Beli tepung Rp2.500/kg hari ini, maka stok lama yang dibeli Rp2.000/kg ikut dinilai Rp2.500/kg. Ini memudahkan, tapi kalau harga bahan Anda sering bergerak, ingat bahwa laba per produk ikut bergeser.

3. Bahan masuk ke dapur

   Dua cara, pilih yang sesuai kebiasaan tim Anda.

   Gudang yang mendorong. Gudang → Transfer Stok. Pilih dapur tujuan, isi barangnya, sistem membuat surat jalan bernomor.

   Dapur yang meminta. Dapur → Request Bahan Baku. Dapur melihat daftar bahan lengkap dengan stok yang tersedia di gudang, tinggal isi jumlah pada baris yang dibutuhkan. Gudang lalu menyetujuinya di Gudang → Permintaan Barang, dan boleh menyanggupi sebagian kalau stok tidak cukup.

   Tidak perlu khawatir

   Meminta lebih banyak dari stok yang ada tidak ditolak, hanya diberi peringatan. Yang menentukan berapa yang jadi dikirim adalah gudang saat menyetujui.

4. Dapur menerima

   Dapur → Stok Dapur. Konfirmasi kedatangan, catat yang diterima dan yang ditolak.

   Penting

   Stok baru berpindah saat diterima, bukan saat dikirim. Selama di perjalanan, barang masih tercatat di lokasi asal. Jadi tidak ada stok yang “hilang” di tengah jalan.

5. Produksi

   Dapur → Produksi → Produksi Baru. Pilih dapurnya, pilih resep atau barang yang dibuat, isi jumlah rencana. Statusnya Draft dulu, dan stok belum bergerak, jadi masih bisa dibatalkan.

   Setelah selesai mengolah, tekan Selesaikan dan isi:

   • hasil sebenarnya — berapa yang benar-benar jadi
   • susut — berapa yang gagal atau terbuang

   Saat itulah bahan berkurang dan hasilnya bertambah di stok dapur. Biaya per satuan hasil dihitung otomatis dari bahan yang terpakai.

   Kalau produksinya bertingkat (tepung jadi adonan, adonan jadi roti), buat dua perintah produksi berurutan. Adonan didaftarkan sebagai barang setengah jadi, lalu dipakai sebagai bahan di produksi berikutnya.

6. Kirim ke cabang

   Sama seperti langkah 3, arahnya saja yang berbeda: Dapur → Transfer Stok ke cabang, atau cabang yang mengajukan permintaan lebih dulu. Cabang mengonfirmasi penerimaan lewat aplikasi POS.

7. Terjual

   Kasir menjual seperti biasa. Yang berkurang tergantung pilihan di langkah persiapan nomor 4: barang jadinya, atau bahan-bahannya mengikuti resep.

Kalau ada masalah

Barang datang tidak sesuai

Catat jumlah yang ditolak saat penerimaan, dan pilih sebabnya. Barang yang ditolak otomatis jadi catatan retur, dan baru dihitung sebagai rusak setelah retur itu dikonfirmasi sampai kembali.

Stok di sistem tidak cocok dengan hitungan fisik

Pakai Sesuaikan Stok di dashboard. Isi alasannya dengan jelas. Setiap penyesuaian tercatat di buku pergerakan stok berikut nama yang melakukannya.

Barang perlu dikembalikan dari cabang

Pakai Retur Stok, bukan transfer. Sistem memang menolak pengiriman dari cabang, supaya sebab pengembalian tidak hilang.

Sistem menolak arah pengiriman

Cek kembali peta di atas. Cabang tidak pernah mengirim, dan dapur tidak mengirim balik ke gudang.

Hal-hal yang mudah terlewat

Angka stok selalu dalam satuan simpan. Kalau tepung disimpan per gram, “2.100.000” berarti 2.100 kg. Satuannya ditampilkan di sebelah angkanya.

Nilai persediaan adalah satu-satunya total yang menjumlahkan semua barang. Kuantitas tidak dijumlahkan lintas barang, karena satuannya berbeda-beda. 50 kg tepung dan 50 pcs kemasan bukan “100” apa pun.

Kepala dapur dan kepala gudang bisa dipisah aksesnya. Izin dapur dan gudang berdiri sendiri, jadi kepala dapur bisa diberi akses dapur tanpa ikut memegang stok gudang bahan.

Bacaan lanjutan

• Alur Produksi — alur yang sama dalam bentuk interaktif, bisa dibandingkan antar cara pengiriman
• Deck Gudang & Dapur Pusat — versi presentasi, bagus untuk memperkenalkan ke tim