Cara kerjanya secara garis besar
Angka tidak diketik dua kali. Setiap transaksi yang sudah terjadi di modul lain menulis jurnalnya sendiri ke pembukuan:
Yang tersisa untuk dikerjakan manual hanya tiga hal: biaya yang tidak lewat sistem (sewa, listrik, honor), penagihan dan pembayaran (hutang dan piutang), dan penutupan periode pajak.
Jurnal otomatis hanya jalan kalau bagan akunnya sudah ada. Kalau belum, transaksinya tetap tercatat di kasir dan pembelian, tapi tidak masuk pembukuan — dan tidak ada pesan kesalahan yang muncul di layar. Jadi kerjakan bagian berikutnya lebih dulu, sebelum outlet mulai berjualan.
Yang disiapkan sekali di awal
-
Buat bagan akunnya
Keuangan → Bagan Akun (COA). Sekali klik untuk memasang daftar akun standar. Ini yang dipakai semua pencatatan otomatis:
Kode Akun Dipakai untuk 1100 · 1110 Kas · Bank Uang masuk dari penjualan, gaji keluar 1200 Piutang Usaha Tagihan yang belum dibayar pelanggan 1300 Persediaan Nilai stok barang 1400 · 2200 PPN Masukan · PPN Keluaran Pajak pembelian dan penjualan 1600 · 1690 Aset Tetap · Akumulasi Penyusutan Peralatan dan penyusutannya 2100 Hutang Usaha Tagihan supplier 2300 · 2400 PPh21 Terutang · BPJS Terutang Potongan gaji yang belum disetor 4100 Pendapatan Penjualan Omzet dari kasir 5100 Harga Pokok Penjualan Modal barang yang terjual 5200 · 5300 Biaya Gaji · Biaya BPJS Dari penggajian yang disetujui 5400 · 5600 Biaya Operasional · Beban Penyusutan Biaya harian dan susut aset Akun tambahan boleh dibuat sendiri lewat Tambah Akun Baru, dan boleh dibuat bertingkat dengan mengisi Akun Induk. Yang jangan dilakukan adalah menghapus atau mengganti kode akun bawaan — kode itulah yang dicari pencatatan otomatis.
-
Daftarkan kas dan rekening bank
Keuangan → Kas & Bank → Tambah Akun Kas/Bank. Pilih tipe Kas Tunai atau Rekening Bank, lalu hubungkan ke akun COA-nya (1100 atau 1110).
Saldonya tidak diketik manual. Yang tampil adalah hasil hitungan dari jurnal yang sudah diposting ke akun itu.
-
Pastikan pengaturan pajak di kasir sudah benar
PPN keluaran dicatat dari nilai pajak yang dihitung kasir. Kalau tarif atau pengaturan pajak di outlet belum diisi, penjualannya tetap masuk pembukuan tapi tanpa baris PPN, dan laporan pajaknya akan kosong.
Yang tercatat sendiri
Empat kejadian ini menulis jurnal tanpa diminta, dan langsung berstatus Diposting — bukan draft.
| Pemicunya | Yang dicatat |
|---|---|
| Transaksi kasir selesai | Kas/Bank bertambah sebesar total bayar, dipecah jadi Pendapatan Penjualan dan PPN Keluaran. Kalau modal barangnya diketahui, ditambah satu pasang lagi: Harga Pokok Penjualan bertambah, Persediaan berkurang. |
| Pembelian diterima | Persediaan bertambah, Hutang Usaha bertambah sebesar nilai pembeliannya. |
| Penggajian disetujui | Biaya Gaji dan Biaya BPJS bertambah; Kas berkurang sebesar gaji bersih yang dibayar; PPh21 Terutang dan BPJS Terutang bertambah sebesar yang belum disetor. |
| Penyusutan bulanan dijalankan | Beban Penyusutan bertambah, Akumulasi Penyusutan bertambah. |
Penjualan dan penggajian juga menulis barisnya sendiri ke laporan pajak bulan itu — PPN dari penjualan, PPh21 dari penggajian.
Pencatatan otomatisnya dilewati diam-diam. Transaksi kasir tetap sah, gaji tetap disetujui, tapi jurnalnya tidak terbentuk dan tidak bisa dibentuk ulang belakangan dengan satu tombol. Kalau ini terlanjur terjadi, jurnalnya harus dibuat manual.
Jurnal
Keuangan → Jurnal untuk mencatat yang tidak lewat sistem: sewa, listrik, honor, setoran modal, koreksi.
Tiga status
- Draft — sudah dicatat, belum dihitung ke laporan. Masih bisa diedit.
- Diposting — masuk ke laporan. Tidak bisa diedit lagi.
- Dibatalkan — dikeluarkan dari laporan, tapi tetap terlihat di daftar beserta alasannya.
Alurnya sengaja dua langkah: yang mencatat menyimpan sebagai Draft, yang memeriksa menekan Posting. Kalau ada yang keliru sebelum diposting, tekan Edit dan perbaiki. Setelah diposting, satu-satunya jalan adalah membatalkannya dengan mengisi Alasan Pembatalan, lalu membuat jurnal yang benar.
Jurnal yang tidak seimbang ditolak saat disimpan, bukan saat diposting. Selisih di bawah satu rupiah dimaafkan, selebihnya tidak.
Kolom Sumber di daftar jurnal menunjukkan asalnya — dari kasir, pembelian, penggajian, atau manual. Berguna saat mencari kenapa satu akun bergerak.
Hutang (AP)
Keuangan → Hutang (AP) berisi tagihan supplier yang belum dibayar. Pembelian yang sudah dikirim ke keuangan muncul di sini; tagihan lain bisa ditambah manual.
Mencatat pembayaran
Tekan Catat Pembayaran, isi jumlah, tanggal, dan metodenya. Statusnya berubah sendiri: dibayar sebagian jadi Sebagian, dibayar penuh jadi Lunas. Boleh dicicil berapa kali pun.
Jatuh tempo
Tagihan yang lewat tanggal jatuh tempo berubah sendiri jadi Terlambat saat halamannya dibuka. Laporan Aging Hutang mengelompokkannya: belum jatuh tempo, terlambat sampai 30 hari, 60 hari, 90 hari, dan lebih dari 90 hari.
Pembelian yang sudah dikirim ke keuangan sudah membentuk hutangnya sendiri. Menambahkannya lagi secara manual membuat hutang tampak dobel, dan tidak ada pemeriksaan yang mencegahnya.
Piutang (AR)
Cerminan dari hutang, untuk tagihan ke pelanggan — biasanya penjualan tempo ke perusahaan atau reseller. Buat invoicenya, lalu catat uang masuk lewat Catat Penagihan. Statusnya Sebagian sampai penuh, lalu Lunas, dan Laporan Aging Piutang memakai kelompok umur yang sama dengan hutang.
Penjualan tunai di kasir tidak lewat sini. Yang masuk piutang hanya tagihan yang memang dibuat di halaman ini.
Aset tetap dan penyusutan
Keuangan → Aset Tetap. Untuk barang yang dipakai bertahun-tahun: oven, kendaraan, mesin kasir, renovasi.
Mendaftarkan aset
Yang diisi: nama, Harga Perolehan, Nilai Residu (perkiraan nilai jual di akhir masa pakai — boleh nol), Tanggal Perolehan, dan Masa Manfaat dalam bulan.
Menjalankan penyusutan
Tekan Jalankan Penyusutan, pilih bulan dan tahunnya. Metodenya garis lurus — nilainya sama tiap bulan:
(harga perolehan − nilai residu) ÷ masa manfaat
Jurnalnya dibuat bertanggal akhir bulan, dan nilai bukunya turun. Begitu nilai buku menyentuh nilai residu, statusnya jadi habis disusutkan dan berhenti sendiri.
Menjalankan bulan yang sama dua kali tidak menyusutkan dua kali. Jadi kalau ragu bulan lalu sudah dijalankan atau belum, jalankan saja.
Sebaliknya, aset yang sudah pernah disusutkan tidak bisa dihapus. Menghapusnya akan meninggalkan jurnal tanpa induk.
Pajak
Keuangan → Pajak (PPN/PPh), dikelola per bulan. Isinya terkumpul sendiri: PPN keluaran dari penjualan, PPN masukan dari pembelian, PPh21 dari penggajian yang disetujui.
Baris yang belum tercakup bisa ditambah manual — misalnya PPN masukan dari faktur yang tidak lewat modul pembelian.
Menutup periode
Setelah dilaporkan ke pajak, tutup periodenya. Periode tertutup tidak bisa ditambah baris baru dan barisnya tidak bisa dihapus, supaya angka yang sudah dilaporkan tidak berubah belakangan.
Baris yang datang otomatis dari penjualan atau penggajian tidak bisa dihapus sama sekali, bahkan sebelum periodenya ditutup. Kalau angkanya salah, perbaikannya di transaksi asalnya.
Laporan
Laba Rugi
Omzet, harga pokok, laba kotor, biaya gaji, biaya lain, laba bersih — untuk rentang tanggal yang dipilih, bisa disaring per outlet.
Neraca
Posisi harta, kewajiban, dan modal pada satu tanggal.
Neraca Saldo
Saldo semua akun berdampingan. Dipakai untuk memeriksa sebelum tutup buku.
Buku Besar
Rincian per akun: setiap jurnal yang menyentuhnya, berurutan tanggal.
Angkanya diambil dari dua tempat sekaligus. Omzet dan harga pokok dihitung dari transaksi kasir langsung — termasuk modal bahan baku dari resep untuk menu olahan. Biaya gaji dihitung dari penggajian yang sudah disetujui. Biaya lain diambil dari jurnal yang sudah Diposting.
Akibatnya: biaya yang jurnalnya masih Draft tidak muncul di laba rugi. Ini penyebab paling sering laba terlihat lebih besar dari kenyataan.
Neraca, neraca saldo, dan buku besar seluruhnya dari jurnal yang sudah diposting. Jadi kalau bagan akun baru dipasang setelah beberapa bulan berjualan, neracanya hanya berisi periode setelah itu.
Kalau angkanya terasa salah
Laba rugi menunjukkan omzet, tapi biayanya nol
Jurnal biayanya masih Draft. Buka Jurnal, saring statusnya Draft, lalu posting yang sudah diperiksa.
Penjualan tidak muncul di neraca sama sekali
Bagan akunnya belum dibuat saat transaksi terjadi, jadi jurnalnya tidak pernah terbentuk. Buat bagan akunnya sekarang supaya penjualan berikutnya tercatat, dan catat periode sebelumnya lewat jurnal manual.
Penggajian sudah disetujui tapi biaya gaji tidak bertambah
Persetujuan penggajian sengaja tidak dibatalkan kalau jurnalnya gagal — gaji lebih penting daripada pembukuan. Penyebab tersering tetap sama: akun 5200 belum ada. Buat akunnya, lalu catat jurnal gajinya manual untuk bulan itu.
Hutang ke satu supplier terlihat dobel
Kemungkinan besar tagihannya dicatat manual padahal pembeliannya sudah dikirim ke keuangan. Batalkan salah satunya.
Beban penyusutan tidak terlihat di laba rugi
Jurnal penyusutan bertanggal akhir bulan. Kalau rentang laporannya berhenti sebelum tanggal itu, jurnalnya berada di luar rentang.
Bacaan lanjutan
- Panduan SDM & Penggajian — dari mana angka gaji, PPh21, dan BPJS di pembukuan berasal
- Panduan Gudang & Dapur — bagaimana persediaan dan harga pokok terbentuk